Em Venda Nova, o movimento de mobilização e trabalho voluntário na Apae começa com a própria diretoria, que se reúne mensalmente para planejar as ações de captação de recursos. Nessas reuniões, os membros da diretoria discutem toda a logística e estratégias de cada segmento, buscando garantir os melhores resultados possíveis.

A Apae conta com uma estrutura de voluntários organizada em uma lista de pessoas que se disponibilizam para ajudar a instituição. São aproximadamente 500 voluntários que compõem as equipes de trabalho.

Quando o bar ou a cozinha de algum evento é designado para a Apae, a diretoria organiza a equipe, designando responsáveis por áreas como cozinha, bar, vinho, limpeza, produção de polenta dura, caixa, organização, entre outras. De acordo com Ducila Falqueto Lorenzoni, diretora da instituição, cada coordenador geral entra em contato com os coordenadores de suas respectivas equipes e estes lideram as atividades no dia do evento, seja na sexta, sábado ou domingo.

Esses coordenadores são indicados pela própria Apae e eles têm a missão de liderar as pessoas que trabalham no dia, garantindo que tudo funcione de forma eficiente.

“Todo movimento de captação começa com uma parceria entre a Apae e a Prefeitura, por meio de um contrato que define a forma de exploração do evento. Geralmente, esses eventos grandes incluem a Festa de Emancipação Política do Município e a Festa do Rodeio, sendo que, nestes casos, todas as despesas  do bar ou da cozinha ficam por conta da entidade”, explica Ducila.

Além dessas festas, há outros eventos, como o leilão de garrotes, que também é realizado com o trabalho voluntário. A instituição conta também com as doações de amigos, que contribuem com garrotes ou dinheiro, para que os rendimentos sejam os melhores possíveis.